Jedną z najczęstszych przyczyn powstrzymujących przedsiębiorców przed zatrudnieniem wirtualnej asystentki jest wątpliwość, czy można zaufać obcej osobie po drugiej stronie komputera. Czy ona mnie nie oszuka? Powie mi, że wykonanie zadania zajęło jej dwie godziny, a w rzeczywistości pracowała 15 minut. Albo ja jej zapłacę, a słuch po niej zaginie. Teoretycznie takie sytuacje są możliwe, nie mówię, że nie.

Jednak nawiązując jakąkolwiek relację biznesową, udzielasz swojemu kontrahentowi kredytu zaufania. Niezależnie od tego czy kupujesz od kogoś kurs lub e-booka, czy decydujesz się na skorzystanie z usług jakiejś firmy. Dlatego chciałabym w dzisiejszym wpisie podpowiedzieć Ci kilka sposobów, dzięki którym łatwiej będzie Ci zaufać wirtualnej asystentce, z którą rozpoczynasz współpracę.

Popracuj nad swoimi przekonaniami

Nie wiem jak Ty, ale ja należę do osób z syndromem “Zosi-Samosi”. Ciężko jest mi pozbyć się przekonania, że sama zrobię coś najlepiej. To z kolei powoduje, że z niechęcią powierzam komuś moje zadania. Natomiast jeśli już to zrobię, stale patrzę tej osobie na ręce. Cóż, a to prosta droga do urobienia się po kokardę.

Dlatego decydując się na podjęcie współpracy z wirtualną asystentką, przepracuj najpierw swoje przekonania. Pozwól sobie pomóc. Uwierz, że ktoś inny może równie dobrze wykonać Twoje obowiązki, o ile mu na to pozwolisz.

Stwórz procedury dla swojego biznesu

Zanim podejmiesz współpracę z jakimkolwiek podwykonawcą, zacznij od opracowania procedur dla swojego biznesu. Dzięki temu uporządkujesz informacje na temat tego co i jak powinno być zrobione. Posiadanie opisanych procesów pozwoli Ci także szybciej zidentyfikować zadania, które możesz oddelegować. Dodatkowy plus to łatwiejsze wdrożenie nowej osoby. Po prostu udostępniasz jej procedurę i wyjaśniasz jedynie wątpliwości.

Dlaczego te procedury są tak ważne z punktu widzenia budowania zaufania do wirtualnej asystentki? Ponieważ łatwiej Ci jest weryfikować jej pracę i jakość wykonywanych zadań. Po prostu sprawdzasz z procedurą, punkt po punkcie, czy wszystko zostało zrobione, tak jak należy.

Zastanawiasz się, czego mogą dotyczyć procedury? Wszystkich powtarzalnych zadań. Najprostszy przykład – wpis na blogu zawierający przepis kulinarny. Opisujesz jego układ, kolory nagłówków, ilość i rodzaj grafik, odstępy, itp., czyli wszystko to, co jest w nim niezmienne. 

Skorzystaj z możliwości przetestowania współpracy z wirtualną asystentką

Poszukując wirtualnej asystentki, z pewnością zauważysz, że większość ma w swojej ofercie niewielkie pakiety godzin, nieraz wprost nazwane próbnymi. Skierowane są one właśnie do osób, które chcą spróbować, czy w ogóle odpowiada im współpraca ze zdalnym podwykonawcą. To również idealny sposób, by dowiedzieć się, czy możesz zaufać wirtualnej asystentce, z którą podejmujesz współpracę. A przy okazji możesz sprawdzić, czy jest między Wami “chemia”. Zbudowanie pozytywnej relacji jest również ważne dla udanej współpracy. Dużo łatwiej pracuje się przecież z osobą, z którą nadajemy na tych samych falach

Weryfikuj wykonaną pracę

Nie ma ludzi nieomylnych. Każdemu może zdarzyć się błąd. Dlatego zaczynając współpracę z wirtualną asystentką, sprawdzaj, jak wykonuje ona swoją pracę. Nawet jeśli okaże się, że coś jest zrobione niezgodnie z Twoimi oczekiwaniami, daj jej szansę się poprawić i nie skreślaj od razu. Zobacz czy potrafi naprawić błąd i czy nie popełnia go ponownie.

Na początku współpracy możesz częściej kontrolować realizację zadań. Z czasem, gdy upewnisz się, że osoba, z którą współpracujesz, wykonuje je rzetelnie, przeprowadzaj jedynie wyrywkowe sprawdzanie.

Zadbaj o precyzyjną komunikację ze swoją wirtualną asystentką

Czy wiesz, z czego wynika większość nieporozumień? Z niedomówień.

Pamiętaj, że poprawna komunikacja za pośrednictwem tekstu pisanego jest dużo trudniejsza, niż taka face to face. Kiedy rozmawiasz z kimś osobiście (nawet za pośrednictwem wideokomunikatora), komunikujecie się ze sobą nie tylko za pomocą słów. Bardzo ważne są też gesty i mimika twarzy, które pozwalają łatwiej zrozumieć intencje rozmówcy.

Dlatego też delegując zadania, precyzyjnie określaj, czego oczekujesz od swojej wirtualnej asystentki. Nie zostawiaj miejsca na domysły, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynacie współpracę. Pisz dokładnie co i jak ma być zrobione. Dzięki temu Twoja asystentka będzie mogła wykonać zadanie dokładnie tak, jak Ty chcesz. Oszczędzi to stresu i Tobie i jej.

Daj jej również jasno do zrozumienia, że jeśli ma jakieś wątpliwości, może i powinna dopytać Cię o niejasne kwestie. Nie zamykaj się całkowicie na kontakt w trakcie wykonywania zadania. To da Ci również pewne pojęcie o osobie, z którą współpracujesz. Czy pyta o podstawowe rzeczy, które swobodnie mogłaby znaleźć sama? Czy może chce się upewnić co do sposobu realizacji zadania, przedstawiając jednocześnie alternatywy?

Sprecyzuj zasady współpracy

Podstawowym sposobem, który da Ci poczucie pewności, że Twoje interesy są właściwie zabezpieczone, jest sprecyzowanie zasad współpracy w umowie. Właściwie każda profesjonalnie działająca wirtualna asystentka, po wstępnej rozmowie prześle Ci projekt umowy do akceptacji.

Pamiętaj, że ten dokument zabezpiecza interesy zarówno Twoje, jak i wirtualnej asystentki. Nie zdziw się więc, że będzie on określał nie tylko obowiązki, ale też prawa drugiej strony. Nic nie stoi na przeszkodzie, by dodać zapisy, na których Tobie zależy. O ile oczywiście zgodzi się na nie osoba, z którą podejmujesz współpracę.

Spisanie Waszych ustaleń w formie umowy nie zagwarantuje Ci oczywiście, że wirtualna asystentka będzie z Tobą fair. Jednak znacznie ułatwi dochodzenie ewentualnych roszczeń.

Więcej na temat umów zawieranych pomiędzy usługodawcami a klientami możesz przeczytać na blogu Prakreacja.pl w artykule Umowa z wirtualną asystentką – czy rzeczywiście potrzebna?

Podsumowując, wbrew temu co mogłoby się wydawać, to czy uda Ci się zaufać wirtualnej asystentce w dużej mierze zależy od Ciebie. I chcąc nie chcąc, rozpoczynając współpracę z nową osobą, musisz udzielić jej kredytu zaufania. Bez tego możesz wcale nie zdecydować się na skorzystanie z usług, które oferują świetne w większości specjalistki.

A więc zacznij od zmiany swoich przekonań i określenia, w czym i jak może pomóc Ci wirtualna asystentka. Następnie uwierz, że większość z nas to profesjonalistki, które dbają o swoją renomę. Zależy nam tym, by klienci nas sobie polecali, więc świadczymy usługi na najwyższym poziomie.