Właściwe delegowanie zadań wirtualnej asystentce jest kluczem do udanej współpracy. Czy każdy potrafi to robić? Nie. Czy można się tego nauczyć? Tak. Poniżej znajdziesz kilka rad, które pomogą Ci delegować zadania skutecznie.

Jak przygotować się do delegowania zadań wirtualnej asystentce?

Zanim zlecisz swojej wirtualnej asystentce pierwsze zadanie, dobrze przeanalizuj działania i obowiązki związane z Twoim biznesem. Odpowiedz sobie na następujące pytania:

1. Które zadania zajmują Ci najwięcej czasu, ale bezpośrednio nie przybliżają Cię do osiągnięcia Twojego celu?
2. Jakie czynności sprawiają Ci najwięcej trudności?
3. Których zadań nie lubisz wykonywać?
4. Które działania nie wymagają Twojego osobistego zaangażowania?

Kiedy na podstawie powyższych pytań zbudujesz listę zadań, które chcesz i możesz oddelegować wirtualnej asystentce, stwórz do nich procedury. Tak, ja wiem, że to zajmuje dużo czasu. Ale uwierz mi, warto. Możesz zajrzeć do TEGO artykułu i sprawdzić jak to zrobić.

A dlaczego warto stworzyć te procedury? Bo ułatwi Ci to zlecanie zadań, a wirtualnej asystentce ich wykonywanie. Procedury mogą znacznie skrócić proces wdrażania się w działanie Twojej firmy.

Instrukcja skutecznego delegowania zadań

Wiedząc już jakie zadania i obowiązki chcesz przekazać wirtualnej asystentce i kiedy masz już je opisane krok po kroku, możesz zacząć zajmować się strategią rozwoju swojej firmy lub oddać się przyjemnościom. A nie, wróć… Musisz jeszcze DELEGOWAĆ zadania, którymi ma zająć się Twoja asystentka. Bo wiesz, nie wystarczy napisać lub powiedzieć: “Zrób wpis na bloga o … “. Nikt nie ma szklanej kuli i nie czyta Ci w myślach. Jeśli chcesz, by zadanie było wykonane zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, przestrzegaj kliku prostych zasad.

1. Precyzyjnie określ, co ma być zrobione i jakiego rezultatu oczekujesz.

Na przykład: opublikuj wpis na temat …. na blogu. I tu przydaje się właśnie procedura, w której opisane są wszystkie czynności niezbędne do opublikowania wpisu.

2. Zarysuj kontekst zlecanego zadania.

Na przykład jest to kolejny z serii wpisów, które nawiązują do jakiegoś Twojego produktu lub usługi, więc chcesz, by znalazły się w nim linki do pozostałych artykułów i baner reklamujący produkt.

3. Wskaż termin, w którym zadanie powinno zostać wykonane.

Dzięki temu Twoja asystentka będzie wiedziała, jak ma zorganizować sobie zadania. Oczywiście określając termin, uwzględnij czas potrzebny na wszystkie etapy zamieszczania wpisu na stronie. Weź pod uwagę również to, że najprawdopodobniej nie jesteś jedynym klientem swojej asystentki. Zlecaj więc zadanie ze stosownym wyprzedzeniem, by jego realizacja we wskazanym przez Ciebie terminie była realna.

4. Określ, ile czasu asystentka ma przeznaczyć na wykonanie zadania.

Publikowanie wpisu blogowego nie będzie dobrym przykładem do zobrazowania tej zasady, więc posłużę się innym. Wyobraź sobie, że zlecasz asystentce research wartościowych artykułów na dany temat. Internet jest niczym studnia bez dna i nawet Chuck Norris nie zdoła przeczytać go do końca.

Więc jeśli nie wskażesz, jak długo Twoja asystentka ma szukać dla Ciebie artykułów, może skończyć się na tym, że wykorzysta wszystkie godziny z pakietu na to jedno zadanie.

Alternatywą jest tutaj ilościowe określenie rezultatu researchu. Możesz więc poprosić, by asystentka wyszukała dla Ciebie określoną liczbę wartościowych artykułów na zadany temat. Jednak wtedy nie do końca masz wpływ na ilość czasu wykorzystanego na realizację tego zadania.

5. Pozostawaj w kontakcie i niezwłocznie daj informację zwrotną

Wierz mi, że nie ma nic bardziej frustrującego niż zadanie, którego nie można odhaczyć jako wykonane, bo czeka na feedback klienta.

Miej świadomość, że Twoja asystentka nie będzie czekać w nieskończoność na informację zwrotną od Ciebie, codziennie rezerwując czas na sfinalizowanie zadania.

Może zdarzyć się tak, że gdy Ty wreszcie znajdziesz chwilę, by przejrzeć rezultaty jej pracy i konieczne będzie ich doprecyzowanie lub poprawienie, asystentka będzie wykonywać zadania innego klienta. W takiej sytuacji musisz liczyć się z tym, że Twoje zadanie spadnie z jej listy priorytetów.

Lista narzędzi ułatwiających przekazywanie zadań

Stosując powyższe zasady delegowania zadań wirtualnej asystentce, sprawisz, że Wasza współpraca będzie układała się dobrze. Natomiast zadania będą realizowane zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Być może zastanawiasz się teraz, w jaki sposób najwygodniej zlecać zadania osobie, z którą współpracujesz?

Możesz to robić tradycyjnie za pośrednictwem telefonu lub maila. Choć są sposoby wygodniejsze i skuteczniejsze. Istnieje sporo narzędzi, bardziej lub mniej zaawansowanych, do zarządzania zdalnymi zespołami. Ja chciałabym zasugerować Ci dwa najbardziej popularne, z których i ja korzystam, współpracując z moimi klientami.

Asana

To narzędzie internetowe wersji webowej oraz w formie aplikacji mobilnej, za pomocą którego możesz zarządzać swoimi projektami i zadaniami oraz współpracować ze swoim zespołem.

Wystarczy, że zaprosisz swoją wirtualną asystentkę do projektu, w którym potrzebujesz jej wsparcia, a za pomocą Asany możesz jej zlecać poszczególne zadania, jednocześnie na bieżąco pozostając w kontakcie dzięki możliwości dodawania komentarzy do zadań.

Trello

Prostszym narzędziem i ładniejszym wizualnie jest Trello. Tutaj również możesz komunikować się ze swoim zespołem i zlecać współpracownikom zadania. Jednak moim zdaniem widok dostępny jedynie w formie tablic kanban trochę ogranicza przy większej liczbie projektów.

Decyzja, z którego narzędzia skorzystasz, zależy jednak od Ciebie. Możesz przetestować oba i sprawdzić, które z nich bardziej Tobie odpowiada.

---

Mam nadzieję, że mój dzisiejszy wpis ułatwi Ci skuteczne delegowanie zadań i sprawi, że łatwiej będzie Ci nawiązać efektywną współpracę z wirtualną asystentką.

Jeśli znasz kogoś, komu zlecanie zadań sprawia trudność i komu przydadzą się moje rady, podziel się z nim tym wpisem.