Jak nie zgubić się w gąszczu zadań do wykonania? Jak zorganizować swoją pracę, aby skutecznie i efektywnie działać? 

W tym wpisie podzielę się z Tobą listą 15 sprawdzonych przeze mnie narzędzi niezbędnych w pracy wirtualnej asystentki. Te narzędzia pozwoliły mi usystematyzować mój biznes. Dzięki nim moja codzienna praca jest dobrze zorganizowana, dlatego mam czas i dla klientów, i na rozwój własnej marki.

Wszystkie narzędzia niezbędne w pracy wirtualnej asystentki, o których przeczytasz, mają bezpłatne wersje. 

Asana

Asana to program do zarządzania projektami. Nie wyobrażam sobie funkcjonować bez niej, to moje centrum dowodzenia. Sprawdza się w pracy w zespole — z klientami, jak i ze współpracownikami, ale rozpisuję w niej również własne zadania związane z moją marką.

Jak wygląda praca w Asanie? 

• Tworzę projekty i zespoły, osobne dla każdego klienta.
• Rozpisuję w niej zadania główne i podzadania.
• Przypisuję daty wykonania i osoby odpowiedzialne do konkretnych zadań.
• Dołączam załączniki, grafiki, linki do zadań.
• Cykliczne czynności wpisuję tylko raz, określając ich częstotliwość i pojawią się one bez konieczności wpisywania ich np. co miesiąc.
• Sprawdzam postęp w projekcie w każdym momencie.
• Komentuję i odpowiadam na pytania członków zespołu.
• Mogę połączyć Asanę ze Slackiem oraz kalendarzem Google.
• Wybieram pasującą mi opcję widoku zadań (lista, tablica kanban czy kalendarz) 

Choć na początku Asana może wydawać się trudna do wdrożenia, zachęcam Cię do spróbowania. Dzięki niej zaoszczędzisz dużo czasu i wszystkie informacje będziesz miała zebrane w jednym miejscu.

MailerLite

E-mail marketing to skuteczna metoda docierania do klientów i sprzedaży online. Jednym z narzędzi e-mail marketingu jest MailerLite. Jest to program do wysyłki newsletterów, tworzenia baz mailingowych oraz landing page.  

Pisanie i wysyłka newsletterów, automatyzacja maili to jedno z zadań, które wykonuje wirtualna asystentka. Dlatego znajomość przynajmniej jednego z programów do wysyłki newsletterów jest obowiązkowa. Gdy opanujesz dobrze jeden program np. MailerLite, łatwo nauczysz się innych w razie potrzeby.

Wirtualna asystentka, budując swoją markę osobistą, też może wysyłać własne newslettery.

Zachęcam Cię do założenia konta, używając adresu e-mail ze swojej domeny. Rejestrując się z np. gmail.com, prawdopodobnie będziesz musiała pisać w języku angielskim do supportu, wyjaśniając, do czego będzie Ci służyć to konto, aby zatwierdzili Twoją rejestrację. Wynika to z tego, że MailerLite dba o swoich użytkowników i eliminuje spam.

W darmowej wersji możesz mieć do 1000 subskrybentów.

Dokumenty i dysk Google

Gdzie najlepiej tworzyć i przechowywać dokumenty? Sprawdzonym i polecanym miejscem jest dysk Google.

Narzędzia Google mają wiele zalet:

• w tym samym czasie na jednym pliku może pracować kilka osób,
• udostępniasz plik tym osobom bez konieczności przesyłania go,
• zawsze masz do nich dostęp,
• dokumenty są przechowywane w chmurze, a nie na Twoim komputerze, czyli nie ma zagrożenia, że znikną przy awarii komputera. 

LastPass

Wiele się mówi o bezpieczeństwie w sieci. Ilość stron, na które się logujesz jako wirtualna asystentka, i jako osoba prywatna jest na pewno duża. Jak zapamiętać te wszystkie hasła? Bo ustawiać to samo hasło do wszystkich miejsc jest skrajnie niebezpieczne, szczególnie jeśli masz dostęp do stron klientów. 

Jednym z narzędzi, które może Ci w tym pomóc i możesz zainstalować go jako dodatek do przeglądarki lub aplikację mobilną jest LastPass.

To menadżer haseł, który generuje losowe i skomplikowane hasła. Te hasła są przechowywane w jego bazie i zabezpieczone głównym hasłem, którego zadaniem jest odszyfrowanie i odbezpieczenie bazy ze wszystkimi Twoimi hasłami. 

Musisz pamiętać więc tylko jedno hasło — główne do aplikacji, a resztę haseł pamięta za Ciebie ten program. 

ColorZilla

ColorZilla to przydatna wtyczka do Google Chrome, której zadaniem jest rozpoznanie i odczyt koloru na danej stronie internetowej i pobranie go do programu graficznego.

Kiedy Ci się to przyda?  Wyobraź sobie, że jesteś na pewnej stronie internetowej i widzisz kolory, które bardzo Ci się podobają i chcesz je odtworzyć na grafice. Mając zainstalowaną wtyczkę ColorZilla, pobierzesz kolor z tej strony i wdrożysz w swoich projektach.

LanguageTool

Jednym z zadań, które wykonuje każda wirtualna asystentka, jest pisanie, tworzenie contentu. Jak uniknąć błędów? Tu z pomocą przychodzi LanguageTool — Twój asystent pisania. Jest to program do sprawdzania gramatyki, stylu i pisowni. 

Dzięki niemu Twoje teksty, maile i dokumenty będą stylistycznie poprawne. Language Tool zwróci Ci uwagę na brak przecinka, błąd ortograficzny czy błąd w składni. Jedną z jego zalet jest to, że integruje się z oprogramowaniem, którego używasz w pracy: dokumentami Google, Microsoft Word, OpenOffice czy LibreOffice.

Zainstalujesz go jako dodatek do przeglądarek Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari.

Bussines Suite

Jednym z najbardziej popularnych zadań zlecanych wirtualnej asystentce jest opieka nad Social Mediami klienta. Jeżeli obsługujesz Facebook, Instagram i Messenger klienta najłatwiej będzie Ci zarządzać tymi platformami poprzez Business Suite. W tym jednym multi narzędziu planujesz posty, relacje i reklamy na obu platformach, reagujesz na powiadomienia i komentarze, sprawdzasz statystyki. Nie musisz przełączać się z Facebooka na Instagram i odwrotnie. Oszczędzisz w ten sposób swój czas, działając sprawniej i osiągając lepsze wyniki.

Convertio

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że potrzebowałaś przekonwertować jpg na pdf? W pracy WA zdarza się, że będzie potrzeba zmienić format pliku. Zainstaluj wtedy wtyczkę Convertio. Obsługuje ona ponad 25600 różnych typów konwersji pomiędzy ponad 300 różnymi formatami plików. Możesz zmieniać dokumenty, zdjęcia, czcionki, filmy. Pełną listę znajdziesz na stronie.

Nie musisz instalować żadnego oprogramowania, wszystkie konwersje odbywają się w chmurze i nie zajmują żadnego miejsca na Twoim komputerze, a przesłane pliki są usuwane.

Canva

Canva to program graficzny, niezbędny w narzędziowniku każdej wirtualnej asystentki. Nie musisz być graficzką, Canva to program dla każdego. Nie tworzysz od podstaw grafik, korzystasz z gotowych szablonów, podmieniasz tylko zdjęcia i tekst. 

Prowadząc media społecznościowe warto mieć w małym paluszku obsługę Canvy na poziomie podstawowym. Program jest łatwy w obsłudze i intuicyjny. W sieci znajdziesz wiele bezpłatnych tutoriali na temat projektowania w Canvie, możesz też zapisać się na dedykowany kurs albo obserwować osoby, które tą wiedzą dzielą się w swoich SM.

Część wirtualnych asystentek doszkala się w tym programie, tworząc naprawdę wspaniałe dzieła. Może i Ty staniesz się WA od grafiki?

Toggl

Jako wirtualna asystentka możesz rozliczać się z klientami godzinowo, zadaniowo lub projektowo. Jeżeli klient płaci Ci za przepracowane godziny, potrzebujesz programu do mierzenia czasu pracy.

Od początku mojej działalności służy mi do tego program Toggl. Jego niepodważalną zaletą jest możliwość korzystania z niego w ramach bezpłatnego planu (do 5 członków zespołu). Program pozwala wygenerować raport z przepracowanych godzin dla każdego klienta.

Oprócz rozliczania się z klientem możesz wykorzystać Toggl do analizy swojego czasu pracy. Sprawdzisz dzięki niemu, ile czasu zajmują Ci poszczególne zadania. A te informacje przydadzą Ci się do oszacowania kosztów projektu lub stawki godzinowej za dane zadanie. 

Kalendarz Google i Google Meet

Jestem fanką narzędzi Google. Kalendarz Google to mój nieodłączny towarzysz, w którym zapisuję wszystkie spotkania i wydarzenia, nie ryzykując, że w tym samym czasie umówię się na dwa spotkania. 

Google Meet to narzędzie do prowadzenia wideokonferencji i spotkań online, które jest zintegrowane z kalendarzem Google.

A jak to działa w praktyce?

• umawiam termin na spotkanie (wchodzę na stronę: https://meet.google.com/, klikam ”nowe spotkanie”, planuję w kalendarzu Googla i dodaję gości),
• przesyłam mojemu rozmówcy link  do spotkania.

Awesome Screenshot

Chcesz wytłumaczyć klientowi, jak działa jakiś program, chcesz udostępnić swój ekran, gdy tworzysz prezentacje czy tłumaczysz techniczny problem? Oto następne narzędzie, które ułatwi Ci kontakt z klientem – Awesome Screenshot –  rejestrator i narzędzie do udostępniania ekranu.

Wiesz, ile swojego czasu oszczędziłam wykorzystując Awesome Screenshot? Wystarczyło, że raz nagrałam tutorial, w którym tłumaczyłam, jak coś zrobić, a wykorzystałam go wielokrotnie. 

To może też działać w drugą stronę, gdy potrzebujesz od klienta procedury wykonania zadania. Zaproponuj, żeby nagrał Ci filmik. Będziesz mogła go sobie odtwarzać tyle razy, ile chcesz.

Autenti

Aby zabezpieczyć swoje interesy, wirtualna asystentka powinna podpisać umowę z każdym klientem. Ale jak to zrobić, jak pracujesz zdalnie? Z pomocą przychodzi platforma Autenti, przeznaczona do podpisywania dokumentów na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.  Nie musisz nic drukować, skanować i wysyłać pocztą lub kurierem. 

Platforma działa na takich zasadach:

• rejestrujesz konto w kilka minut, bez zobowiązań
• nie instalujesz żadnego oprogramowania — podpisujący umowy również
• wysyłasz bezpłatnie 5 dokumentów w każdym miesiącu
• podpisujesz każdy dokument dowolnym rodzajem e-podpisu
• zawierasz prawnie wiążące umowy przez internet, gdziekolwiek jesteś.

AnswerThePublic

Większość wirtualnych asystentek pomaga swoim klientom w obsłudze Social Mediów. Wiesz, skąd biorę pomysły na tematy wpisów na SM klientów, swoje lub na wpisy blogowe? Korzystam z narzędzia AnswerThePublic. Na tej stronie sprawdzam, jakie pytania użytkownicy wpisują w przeglądarkę Google, jakie tematy ich interesują.

Wpisując frazę, która mnie interesuje, program wyrzuca listę pytań, które internauci wpisywali, używając tych słów. W ten sposób mam podpowiedź, jakie tematy mogę zaplanować.

Slack

Slack to narzędzie, które bardzo ułatwia komunikację między mną a klientem, albo innym członkiem zespołu. Wszystkie wiadomości są uporządkowane i łatwo je odnaleźć.

Zalety Slacka są następujące:

• komunikacja z całym zespołem w jednym miejscu,
• możliwość dołączania plików,
• konwersacje uporządkowane tematycznie,
• do danego kanału zapraszam tylko zainteresowane osoby,
• możliwość wyłączenia powiadomień w określonych godzinach i dniach (ja mam wyłączone powiadomienia od godz. 17 do 7 rano, oraz w weekendy),
• możliwość integracji z Asaną – z komentarza możesz utworzyć sobie zadanie w Asanie. 

Jak widzisz, wirtualna asystentka ma do dyspozycji cały arsenał narzędzi, żeby jej praca była efektywniejsza i poukładana. Od Ciebie zależy, z jakich programów będziesz korzystać. 

Nie rób nic na siłę. Wybierz te, które z Tobą rezonują. Powyższa lista narzędzi niezbędnych w pracy wirtualnej asystentki jest moim subiektywnym wyborem, wynikającym z kilkuletniego doświadczenia w tej branży. 

Będzie mi miło, gdy skorzystasz z moich podpowiedzi, a może Ty polecisz mi przydatne narzędzie, którego używasz?