Pracujesz jako wirtualna asystentka, ale ciągle masz poczucie, że mogłabyś lepiej gospodarować swoim czasem i efektywniej pracować? Chcesz osiągać wymierne rezultaty, a przy tym być spełniona i szczęśliwa? 

Właściwa organizacja pracy wirtualnej asystentki to klucz do sukcesu. 

Obawiasz się, że jest to zbyt trudne? W tym wpisie opowiem Ci o moich sposobach na efektywną pracę jako wirtualna asystentka. 

Zorganizuj sobie miejsce pracy

W większości przypadków biurem wirtualnej asystentki jest jej dom. Jak poukładać sobie pracę, żeby nie mieszać tych dwóch przestrzeni?

Po pierwsze musisz podejść do tego mentalnie: nieważne, że pracujesz w domu, jesteś przez jakąś ilość godzin w pracy i musisz zapomnieć o sprzątaniu, praniu itp. To samo muszą zrozumieć Twoi współdomownicy – musisz wyraźnie rozdzielić czas pracy od życia domowego. 

Jeżeli dysponujesz osobnym pokojem jako biurem to rewelacja, wtedy łatwiej sobie z tym poradzisz. Ale uwierz, dysponując tylko wygospodarowanym kącikiem gdzieś w mieszkaniu, albo miejscem przy stole w kuchni, równie dobrze możesz efektywnie pracować.

Warto jednak, abyś zadbała o wygodny fotel, bo siedząca praca w nieprawidłowej pozycji niekorzystnie odbije się na zdrowiu, dobre oświetlenie oraz miejsce na swój sprzęt i inne potrzebne rzeczy.

Planowanie to podstawa

Zacznij od planowania. Nie tylko w głowie, ale na papierze lub w programie do zarządzania. 

Po pierwsze ustal sobie plan na cały rok, pół roku czy na kwartał. Jakikolwiek okres przyjmiesz, przemyśl i wyznacz sobie cele: realne do wykonania i mierzalne. Realizując je w 100% czy częściowo, będziesz widziała efekty. A o to właśnie chodzi, abyś miała motywację do dalszych działań.

W codziennej pracy też planuj. Rozpisuj sobie zadania na cały tydzień do przodu, ustal, które mają najwyższy priorytet. Zostaw trochę wolnego miejsca na niespodziewane zadania lub opóźnienia spowodowane np. chorobą Twojego dziecka.

Jak zapanować nad porządkiem w zadaniach? Mam na to dwa sposoby. Pierwszy to praca w Asanie – programie do zarządzania projektami. Nie wyobrażam sobie funkcjonować bez niej, to moje centrum dowodzenia. Sprawdza się w pracy w zespole — z klientami, jak i ze współpracownikami, ale rozpisuję w niej również własne zadania związane z moją marką. Pisałam o niej w tym wpisie: Lista 15 narzędzi niezbędnych w pracy wirtualnej asystentki.

Drugi sposób to korzystanie z planera, gdzie wpisuję zadania, pomysły i ważne sprawy. Mogę rysować, podkreślać, skreślać i widzę z lotu ptaka konkretne tematy.

Wyeliminuj rozpraszacze

Czy zdarzyło Ci się tak, że pracując nad zadaniem, usłyszałaś dźwięk przychodzącej wiadomości na Messengerze i oderwałaś się od pracy? Odczytać wiadomość, odpowiedzieć i w międzyczasie zerknąć na Facebooka? Każdej z nas to się zdarza. Zastanów się i wypisz, jakie są Twoje rozpraszacze. Opracuj strategię jak z nimi walczyć. 

Jeżeli rozpraszają cię media społecznościowe, spróbuj zainstalować rozszerzenie do Chrome Kill News Feed. Ta wtyczka, gdy jest włączona, blokuje Ci dostęp do treści na FB.  Istnieje wiele aplikacji/ wtyczek blokujących dostęp do social mediów i na komputerze, i na telefonie. Warto wypróbować.

Co jeszcze możesz zrobić? Wycisz powiadomienia, telefon, odłóż go do innego pokoju. Nie zerkaj co chwilę do poczty e-mail. Ustal, ile razy w ciągu godzin pracy, będziesz tam zaglądać.

Na pewne rzeczy nie mamy większego wpływu jak hałas z otoczenia, ale w domu możesz ustalić z domownikami pewne reguły, aby zapewnić spokojną pracę. Jeżeli nie da się tego rozpraszacza wyeliminować w stopniu zadowalającym, zaopatrz się w słuchawki z wygłuszeniem, albo włącz muzykę, przy której potrafisz pracować. Może muzyka relaksacyjna i dźwięki natury pomogą Ci się skupić? Na platformach typu Spotify czy YouTube znajdziesz ogrom propozycji.

A co jeśli rozpraszaczem jest Twoja rodzina bądź znajomi, którzy nie rozumieją, że pracujesz w domu i dzwonią albo wpadają na kawę w tym czasie? Musisz asertywnie komunikować swoje potrzeby i informować, że Ty pracujesz.

Pracuj w blokach czasowych/tematycznych

Wielu coachów podkreśla, że praca w blokach to najlepszy sposób na efektywną pracę. Ja też tak uważam. 

O co chodzi w pracy w blokach? Planujesz sobie, że np. od godziny 12.00 do 14.00 zajmiesz się tylko jednym zadaniem np. robieniem grafik, pisaniem treści albo sprawdzaniem skrzynki pocztowej.

Plusem takiego rozwiązania jest to, że masz otwarty 1 program, nie przełączasz się, robisz podobne zadania. Nie potrzebujesz resetu – uwaga zmiana zadania, muszę wdrożyć się od początku. Nie rozpraszasz się przy tym, masz czas, żeby zagłębić się w jeden temat i działać.

Możesz też wyznaczyć sobie blok, w którym dla jednego klienta wykonasz wszystkie zadania: napisanie posta, zrobienie grafiki, zaplanowanie w Business Suite, wprowadzenie wpisu na stronę, recykling treści itp. 

Taki blok ma ogromny plus: nie musisz sobie odtwarzać, co robiłaś kilka dni temu, aby zrobić kolejne zadanie związane z tym tematem. Np. nie musisz wracać do tekstu na blogu, który wrzuciłaś 2 dni temu i czytać go od nowa, żeby napisać posta na social media klienta.

Przeskakiwanie między zadaniami czy klientami zwykle powoduje stratę czasu, skupienia i energii. Wypróbuj, czy ten sposób pracy Ci odpowiada.

Określ swoje granice

Ważną rzeczą, aby Twoja praca była efektywna, jest ustalenie zasad i granic. Stwórz listę zasad, których chcesz się trzymać i prześlij ją klientowi przy rozpoczęciu współpracy.  Możesz ją również zawrzeć w ofercie. 

Co powinno znaleźć się na takiej liście?

• Twoja dostępność: w jakie dni tygodnia, w jakich godzinach. Jeżeli klient dzwoni do Ciebie o 18, a Ty nie odbierasz, informujesz go na następny dzień, że na początku współpracy dostał informację, że jesteś dostępna do 15.00.
• Jakie kanały komunikacji preferujesz: mail, Slack, Asanę, telefon.
• Jaki jest czas realizacji zadań zleconych przez klienta np. od 24h do 48h w dni robocze.
• Co proponujesz w przypadku pilnego zadania (extra stawka itp.)

Pamiętaj, nie musisz przyjmować wszystkich zleceń. Warto nauczyć się być asertywną i odmówić, gdy nie masz czasu i przestrzeni albo dla dodatkowego zadania, albo nowego klienta. 

Wyznacz czas dla swojej marki

Czy zdarzyło Ci się na szybko pisać posta, bo “przecież środa, a ja nic jeszcze w tym tygodniu nie opublikowałam”? Czy rośnie Ci sterta nieprzeczytanych książek, artykułów lub niedokończonych kursów?

Wpadając w wir codziennej pracy nieraz możesz złapać się na tym, że nie masz czasu na pracę nad sobą i dla swojej marki. I tak zaczyna się błędne koło: nie analizując swoich działań, nie udoskonalasz oferty, czyli stoisz w miejscu. Nie szkoląc się, na szybko musisz szukać rozwiązań problemów, które pojawiają się przy zadaniach.

Moja rada: wyznacz sobie jeden dzień w tygodniu, albo 3-4 godziny w tym wybranym dniu, gdzie będziesz zajmowała się tylko swoją firmą. Wyłącz powiadomienia, nie czytaj maili, nie rób zadań dla klientów. Jeżeli trzeba, poinformuj klientów, że np. w poniedziałki w godzinach 8.00 – 12.00 jesteś niedostępna. Jeśli współdzielisz kalendarz ze współpracownikiem, zaznacz, że masz spotkanie. Z samym sobą, tak, ale za to jak ważne.

Co da Ci ten czas? Skupisz się na sobie, przemyślisz strategię, przygotujesz posty, grafiki, zaktualizujesz stronę internetową, przeczytasz rozdział książki, dokończysz moduł z kursu. Tym sposobem, niepostrzeżenie, zobaczysz, jak Twoje działania przełożą się na większą efektywność w pracy i przyniosą korzyść Twojej marce. 

Dlaczego tak ważne jest analizowanie działań w swojej firmie, nawet jak pracujesz sama i nie masz jeszcze zapełnionego grafiku do końca? Bo daje całościowy obraz.

• Zobaczysz, która współpraca jest opłacalna, a która mniej.
• Sprawdzisz, skąd masz klientów. Jeżeli ze strony internetowej, to może warto się przyjrzeć, co jeszcze możesz zrobić, aby ich przyciągać.
• Jakie działania w Twojej firmie zajmują Ci najwięcej czasu, albo przekładasz je w nieskończoność. 

Mając to wszystko rozpisane, możesz wyciągnąć wnioski i optymalizować swoje działania. 

Zautomatyzuj, co możesz

Automatyzacja to jest sposób na zwiększenie efektywności działań, jak i na zaoszczędzenie Twojego cennego czasu. Co możesz zautomatyzować w małej firmie:

• Stwórz szablon oferty, gdzie będziesz zmieniała tylko część treści pod konkretnego klienta.
• Zapisz sobie formułki, które możesz wykorzystać w mailach do klientów np. podsumowanie rozmowy, podziękowanie itp.
• Stwórz plik z Twoimi hashtagami, nie będziesz ich szukała przy każdym poście.
• Napisz uniwersalny plan rozmowy z klientem, żeby nic Ci nie uciekło podczas spotkania.
• Jeżeli masz powtarzalne zadania, spisz procedurę, co po kolei robić, o czym pamiętać.
• Połącz Asanę z Toggle (programem do mierzenia czasu pracy)
• Korzystaj z narzędzi ułatwiających pracę wirtualnej asystentki, o których piszę w tym wpisie Lista 15 narzędzi niezbędnych w pracy wirtualnej asystentki.

Na pewno przyjdą Ci do głowy jeszcze inne pomysły. Gwarantuję, że takie rozwiązanie przyniesie Ci wymierne korzyści jako oszczędność czasu, nerwów i utrzymanie porządku.

Wykorzystaj dostępne narzędzia 

Wirtualna asystentka ma do dyspozycji cały arsenał narzędzi on-line, żeby jej praca była efektywna i poukładana. Na początek wybierz kilka czy kilkanaście i zapoznaj się z nimi: jak mogą ułatwić Ci pracę czy komunikację z klientem. Zaletą wielu narzędzi jest to, że mają wersje bezpłatne, albo darmowy okres próbny. I wtedy zadecydujesz, z których będziesz korzystać. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jakie narzędzia ja polecam, moją listę znajdziesz w tym wpisie Lista 15 narzędzi niezbędnych w pracy wirtualnej asystentki.

Te narzędzia i programy pozwoliły mi usystematyzować mój biznes. Dzięki nim moja codzienna praca jest dobrze zorganizowana, dlatego mam czas i dla klientów, i na rozwój własnej marki. 

Podsumowanie

Podzieliłam się z Tobą moimi sposobami na efektywną pracę jako wirtualna asystentka. To nie jest sucha teoria, tylko wnioski wynikające z mojego kilkuletniego doświadczenia w tej branży. Efektywne zarządzanie we własnej firmie nie jest łatwe, ale jak najbardziej możliwe do zrealizowania.

Możesz skorzystać z mojego doświadczenia i wdrożyć moje sposoby. Być może nie wszystkie z nich rezonują z Tobą. Dlatego sprawdź i zmień tak, aby pasowały do Twojego stylu życia i pracy. 

Mam dla Ciebie jeszcze dwie rady:

• Nie rób wszystkiego na raz. Zacznij od jednej, dwóch rzeczy. Dlaczego? Ich ilość może Cię przytłoczyć i zamiast pomóc, spowoduje u Ciebie frustrację. Pamiętaj, nie od razu Kraków zbudowano.
• Nie odkładaj wdrażania na potem, zacznij już dziś od małego kroku, a zobaczysz, że to będzie Cię motywować do dalszych zmian. Ani się obejrzysz, a Twoja praca będzie wzorem efektywności.

Trzymam za Ciebie kciuki. A jeśli potrzebujesz wsparcia w poukładaniu organizacji pracy, zapraszam Cię na konsultację, podczas której wspólnie przejdziemy ten proces.