Kiedy pracujesz tak jak, ja rozliczając się z klientami za przepracowane godziny, właściwa organizacja pracy nabiera ogromnego znaczenia. Jednak kwestia ta jest istotna także dla każdej osoby, która prowadzi swój biznes on-line, niezależnie od sposobu rozliczania z klientem. 

Istnieją narzędzia, które pomogą Ci zorganizować Twoją pracę w taki sposób, by była ona bardziej efektywna i uporządkowana. Pokażę Ci te, z których ja korzystam, choć z pewnością jest ich o wiele więcej.

Zarządzanie zadaniami – Asana lub Trello 

Czasami zastanawiam się, jak mogłam funkcjonować, zanim poznałam te narzędzia. Choć pracując w urzędzie, nie musiałam ogarniać tak wielu zadań i projektów, a do organizacji służył mi kalendarz i korytko na dokumenty. Tak, urząd zdecydowanie zatrzymał się w XX wieku. Dziś nie wyobrażam sobie funkcjonowania jako wirtualna asystentka bez narzędzia do zarządzania zadaniami. Korzystam zarówno z Asany jak i z Trello. 

Zastanawiasz się, dlaczego z obu? Powód jest prosty, dostosowuję się do moich klientów Jeśli któryś z nich korzysta już na przykład z Trello, to nie namawiam go na siłę, by przeszedł do Asany i na odwrót. 

Osobiście wolę Asanę. Choć nie ukrywam, że gdy zetknęłam się z nią po raz pierwszy, nie zapałałam do niej sympatią. Dopiero z czasem odkryłam,  że choć Trello ma ładniejszą oprawę wizualną, Asana daje większe możliwości uporządkowania projektów i zadań.

Centrum dowodzenia w Asanie

Asana jest moim centrum dowodzenia. Mam tam nie tylko rozpisane zadania związane z moim biznesem. Służy ona również jako repozytorium wszystkiego, co jest mi potrzebne w codziennych działaniach biznesowych 

Wszelkie harmonogramy, dokumenty, grafiki, linki znajdują się w mojej Asanie. Dzięki temu nie przeszukuję jak szalona dysku komputera lub dysku Google w poszukiwaniu na przykład pliku z rozliczeniem dla danego klienta.

Delegowanie zadań i komunikacja z klientem 

Co jeszcze jest fantastyczne w tych narzędziach? Świetnie sprawdzają się w pracy zespołowej jako narzędzie do komunikacji z klientem. Dla mnie to bardzo istotne, ponieważ nie znoszą komunikowania się przez Messenger, ani nie lubię rozmów telefonicznych. 

Pod zadaniem jest miejsce na komentarze, dołączanie plików, linków – wszystko w jednym miejscu. 

Jeśli nie korzystasz jeszcze z żadnego narzędzia do zarządzania zadaniami, koniecznie spróbuj. Przekonasz się, o ile efektywniej będziesz pracować, rozpisując projekty na zadania, komunikując się z zespołem, czy przechowujący pliki w Trello lub w Asanie. 

Może zdarzyć się także, że żadne z tych narzędzi nie przypadnie Ci do gustu. Przetestuj wówczas ClickUp lub Nozbe, które również są polecane jako świetne narzędzia do zarządzania zadaniami. 

Slack 

To tylko komunikator i aż komunikator. Przydatny, gdy pracujesz z zespołem. Cudowna alternatywa dla chaotycznej komunikacji na Messengerze lub niekończących się wątków mailowych. 

W Slacku stworzysz sobie kanały tematyczne odpowiadające Twoim projektom lub ogólnym zagadnieniom. Uwielbiam, gdy wszystko jest tak uporządkowane, że jednym czy dwoma kliknięciami, odnajduję wiadomość, której akurat potrzebuję.

Jakie zalety ma jeszcze Slack? Przede wszystkim:

• komunikacja z całym zespołem w jednym miejscu,
• możliwość dołączania plików,
• konwersacje uporządkowane tematycznie,
• do danego kanału zaprasza tylko zainteresowane osoby,
• możliwość wyłączenia powiadomień w określonych godzinach i dniach (ja mam wyłączone powiadomienia od godz. 17 do 7 rano, oraz w weekendy),
• możliwość integracji z Asaną – z komentarza możesz utworzyć sobie zadanie w Asanie. 

Toggl

Wiele wirtualnych asystentek rozlicza się z klientami za przepracowane godziny. Ja także. Do mierzenia czasu pracy służy mi program Toggl. Jego niepodważalną zaletą jest możliwość korzystania z niego w ramach bezpłatnego planu (do 5 członków zespołu). Oczywiście jeśli skorzystasz z płatnego planu, będziesz mieć do dyspozycji dodatkowe funkcje. Jednak także wersja free spełnia swoje zadanie. 

No właśnie. Czyli jakie? 

Być może myślisz, że skoro nie rozliczasz się z klientem za godzinę, to taki timetracker, nie jest Ci potrzebny. Ale możesz przecież wykorzystać go do analizy swojego czasu pracy. Sprawdzisz dzięki niemu 

• ile czasu w ciągu dnia przepracowałaś nad zadaniami, 
• ile czasu pracowałaś nad danym projektem,
• jak długo zajmuje Ci wykonanie poszczególnych zadań.

Po co Ci to? Te informacje przydadzą Ci się do oszacowania kosztów projektu lub pozwolą określić Ci, ile godzin wsparcia wirtualnej asystentki będziesz potrzebować, gdy zdecydujesz o oddelegowaniu części zadań.

Last Pass 

Ta wtyczka do Chrome, to moje zbawienie. Dziś do wszystkiego potrzebujemy loginu i hasła. I bardzo dobrze, bo o bezpieczeństwo swoich danych trzeba dbać. Nierozsądnym jest ustawiać do każdego konta w sklepie internetowym, do aplikacji, narzędzi i stron, takie samo hasło.

No dobrze, tylko jak je wszystkie spamiętać? Tu z pomocą przychodzi Ci właśnie LastPass. Wtyczka ta nie tylko zapamiętuje dane do logowania do danego konta, ale także podpowiada Ci je, gdy próbujesz się zalogować. 

Dzięki LastPass wszystkie hasła masz w jednym miejscu i nie tracisz czasu na przypominanie ich sobie lub odszukiwanie w “bardzo sekretnym miejscu”. 

Kalendarz papierowy 

Być może wyda Ci się to staromodne i będziesz uważała za kompletną stratę czasu korzystanie z papierowego kalendarza, ale prawdę mówiąc, ja nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niego.

Programy i aplikacje, mimo swoich niewątpliwych zalet oraz bajerów, nie zastąpią mi klasycznego książkowego kalendarza. Rzut oka na kartkę z listą zadań na dany dzień pozwala mi nie zastanawiać się nad tym, czym powinnam się aktualnie zająć. Mam w nim zapisane również spotkania, czas wolny i inne aktywności.

A przy tym co tu dużo mówić, mój kalendarz od Love Simple Creation jest po prostu piękny, funkcjonalny i ma wszystko, to czego potrzebuję.

---

A Ty, z jakich narzędzi najchętniej korzystasz, by lepiej zorganizować swoją pracę? Podziel się moim wpisem z każdym, kto szuka skutecznego sposobu na ogarnięcie swoich zadań.